باسمه تعالی

فرایند تدوین گزارش از مؤسسه‌های آموزش‌عالی

الف. مقدمه

   بر اساس بند 4-2-1 آیین‌نامۀ «هیئت نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت استانی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری»، یکی از وظایف اصلی هیئت‌های نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت استانی، « برنامه‌ریزی، نظارت و ارائۀ گزارش مستمر از مؤسسه‌های استان » است و از سوی دیگر طبق تبصرۀ 9 آیین‌نامۀ مذکور، «هیئت استانی باید فرایند بازدید از مؤسسه‌ها را مطابق شیوه‌نامهای که توسط مرکز نظارت و ارزیابی تدوین و ابلاغ میگردد به انجام برساند»، به‌این‌منظور راهنمای حاضر تدوین می‌شود.

یادآوری مهم: این ‌راهنما برای نظارت‌های دوره‌ای و سالیانۀ هیئت‌های نظارت استانی تدوین شده است.

برای رعایت اختصار، تعریف­های زیر در این‌راهنما رعایت می­شود:

الف. وزارت: منظور وزارت علوم، تحقیقات و فنّاوری است؛

ب. مرکز نظارت: منظور مرکز نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت وزارت است؛

ج. هیئت نظارت: منظور هیئت­های نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت استانی است؛

د. مؤسسه: منظور هریک از مؤسسه­های آموزش‌عالی، پژوهشی و فناوری است که با مجوّز وزارت یا شورای انقلاب فرهنگی تأسیس شده­ است؛

هـ . کارگروه: منظور کارگروه‌های تخصصی پیش‌بینی‌شده در آیین‌نامۀ نظام نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت است.

و. گروه ناظر: گروهی که برای بازدید از مؤسسات اعزام می‌شوند.

ز. گزارش‌نامه: منظور کاربرگ‌های گردآوری اطلاعات نظارتی مؤسسه است که گروه ناظر هنگام بازدید از مؤسسه آن را تکمیل می‌کند.

ح. ارزیابی[1]: فرایند نظام­مند تعیین، گردآوری و اندازه­گیری داده­ها و اطلاعات توصیفی، تحلیل و تفسیر آن‌ها به‌منظور قضاوت دربارۀ ارزش و اهمیّت اهداف، برنامه­ها، عملیات و نتایج آن‌ها که با هدف هدایت فرایند، اصلاح مسیر، پاسخ­گویی و اطلاع‌رسانی به ذی‌نفعان صورت می­پذیرد.

 ط. نظارت[2]: فرایند «ارزیابی تکوینی» است که هدف آن، مشخص‌کردن میزان تطابق چگونگی اجرای برنامه­ها با هدف­های مقطعی و فرایندهای اجرایی است.

با توجه به تعاریف فوق، این‌راهنما به حوزۀ «نظارت» مرتبط است و در آن سعی شده، «فرایند نظارت» بر مؤسسات تبیین شود.

• مراحل تدوین و رسیدگی به گزارش‌های نظارتی دوره‌ای

با توجه به این‌که هدف از نظارت بر مؤسسه، شناسایی نقاط قوّت و ضعفِ عملکرد به‌منظور هدایت مسیر و ایجاد محیطی برای پاسخ‌گویی به بهره­مندان و عموم جامعه است؛ فرایند نظارت باید چرخۀ کاملی از مشاهده، پایش، گزارش و پیگیری اِعمال نتایج نظارت در مؤسسه را در برگیرد. به‌این‌منظور مراحل تدوین و رسیدگی به گزارش‌های نظارتی دوره‌ای از مؤسسه‌های آموزش‌عالی غیردولتی ـ غیرانتفاعی، به‌صورت فرایند نمودار 1 طراحی شده است:

4. تعیین گروه ناظر و ارائۀ اطلاعات و سوابق به گروه ناظر

 

5. بازدید از مؤسسه

6. تنظیم گزارش نظارتی و میدانی

7. بررسی و تکمیل گزارش

8. طرح گزارش در کارگروه تخصصی و جلسه هیئت نظارت استان

10. بررسی و پاسخ به هیئت نظارت استان

9. ارسال نتایج گزارش به مؤسسه

12. بررسی و تنظیم خلاصۀ  گزارش

شروع

11. جمع بندی و ارسال گزارش به مرکز نظارت

پایان

14. بررسی و تدوین گزارش نهایی نظارتی

16. ارائۀ بازخورد به مؤسسه

15. ارسال به مراجع  ذی‌ربط

خیر

18. دریافت نتایج و اعلام به هیئت نظارت استان

19. نظارت بر حسن اجرای آرا و مصوبه های ستاد

بلی

خیر

13. بررسی درخواست و پاسخ به مرکز نظارت

بلی

17. درج در سوابق مؤسسه و پیگیری اصلاحات مورد نیاز

نیاز به دریافت اطلاعات تکمیلی دارد؟

هیئت نظارت

مؤسسه

مرکز نظارت

تدوین اولیۀ گزارشنامه

تنظیم گزارش

تأیید گزارش

رسیدگی به گزارش

نظارت بر اجرای نتایج گزارش

دبیرخانۀ هیئت

گروه ناظر

رئیس مرکز

کارگروه تخصصی

گروه سازمانی مرتبط

نیاز به ارجاع به مراجع وزارتی دارد؟

نمودار1 . فرایند تدوین گزارش از مؤسسه‌های آموزش عالی غیردولتی-غیرانتفاعی و نحوۀ رسیدگی به گزارش‌های نظارتی

 

1. ارسال گزارشنامه برای مؤسسه

 

102.تکمیل گزارشنامه و ارسال آن همراه با  مستندات

 

 

                                                                                                       

3.بررسی اولیۀ گزارشنامه .

 

 

فرایند تدوین گزارش از مؤسسه‌های آموزش عالی غیردولتی ـ غیرانتفاعی و نحوۀ رسیدگی به گزارش‌های نظارتی

1.  ارسال گزارش‌نامۀ نظارت به مؤسسه

   نخستین گام برای بازدید و تدوین گزارش نظارتی از یک‌مؤسسه، ارسال کاربرگ گزارش‌نامه به مؤسسه و خوداظهاری است. این‌مرحله توسط دبیرخانۀ هیئت نظارت صورت می‌گیرد.

2. تکمیل گزارش‌نامه و ارسال آن به همراه مستندات

   در این‌مرحله گزارش‌نامه توسط مؤسسه تکمیل  و  با ‌تأیید رییس مؤسسه برای دبیرخانۀ هیئت استان ارسال می‌شود.

3. بررسی اولیۀ گزارش‌نامه

   در این‌مرحله گزارش‌نامه توسط دبیرخانۀ هیئت استانی بررسی می‌شود و پس از تعیین گروه ناظر، برای بازدید میدانی، گزارش‌نامه در اختیار گروه قرار می‌گیرد.

4. تعیین گروه ناظر و ارائۀ اطلاعات و سوابق مؤسسه به گروه

   چهارمین مرحله، تعیین گروه ناظر و ارائۀ اطلاعات و سوابق مؤسسه به آن‌هاست که توسط دبیر هیئت نظارت صورت می‌گیرد. اعضای گروه ناظر از بین اعضای هیئت علمی، صاحب‌نظران، متخصصان و کارشناسان انتخاب می‌شوند و یک نفر از آن‌ها به‌عنوان مسئول گروه ناظر تعیین و دبیر هیئت برای اعضا حکم مأموریت بازدید را صادر می‌کند.

یادآوری: مناسب است انتخاب گروه ناظر با نظر کارگروه های تخصصی انجام گیرد.

   پس از این‌مرحله، گزارش‌نامه در اختیار گروه ناظر قرار می‌گیرد. این‌اطلاعات، شناختی اولیه از مؤسسه را به گروه ناظر می­دهد و مزایایی به‌شرح‌زیر دارد:

1. در اختیارداشتن اطلاعات اولیۀ مؤسسه از صرف زمان زیاد در هنگام بازدید پیش‌گیری می‌کند؛
2. مسائل  مؤسسۀ برای گروه ناظر قابل دست‌یابی و در زمان بازدید قابل طرح خواهد بود؛
3. به‌تناسب داده‌ها و اطلاعات به‌دست‌آمده، هدف، مأموریت و پرسش‌ها از مؤسسه مشخص‌تر و شفاف‌تر خواهد شد؛

در ضمن لازم است دبیرخانه مقدّمات بازدید گروه ناظر از مؤسسه را فراهم نماید(از جمله: اطلاع‌رسانی مکتوب و به‌موقع به مؤسسه، اعلام برنامۀ بازدید و پشتیبانی‌های مورد نیاز و یادآوری لزوم حضور مدیران مؤسسه، اعضای هیئت علمی و اطمینان از حضور جمعی از دانشجویان و کارکنان ذی‌ربط).

یادآوری: در صورت لزوم و بنابه‌تشخیصِ مرکز نظارت (یا هیئت نظارت) ممکن است بازدید بـدون‌اطـلاع قبلـی مؤسـسه صورت پذیرد.

   اعضای گروه ناظر باید دارای ویژگی‌های زیر باشند:

الف. ویژگی‌های شخصیتی

الف ـ1. صداقت و امانت‌داری؛

الف ـ2. حُسن خلق و سعۀ صدر؛

الف ـ3. رعایت منزلت متولیان و کارکنان مؤسسۀ مورد بازدید؛

الف ـ4. نگاه عالمانه و دقیق دربارۀ موضوع مورد نظارت؛

الف ـ5. بینش و دید وسیع دربارۀ مجموعۀ نهادهای آموزش‌عالی، پژوهش و فنّاوری؛

الف ـ6. توانایی برقراری ارتباط با ذی‌نفعان مختلف؛

الف-7. نداشتن تعارض منافع (عضو نبودن ناظرین در هیئت مؤسس، امناء و عدم اشتغال به عنوان آموزش‌گر و ...)

• ویژگی‌های تخصصی

ب ـ1. اطلاع از قوانین، مقررات و ضوابط آموزش‌عالی، پژوهش و فنّاوری؛

ب ـ2. داشتن دانش سازمانی لازم در حوزۀ  مقررات و الگوهای ارزیابی آموزش‌عالی، پژوهش و فنّاوری؛

ب ـ3. داشتن دانش، تخصص و تجربۀ کافی در حوزۀ مورد بازدید؛

ب ـ4. آشنایی با فرایندهای سازمان و نظام­های آموزشی، پژوهش و فنّاوری ؛

ب ـ5. توانایی گزارش‌نویسی و تحلیل.

5. بازدید از مؤسسه

   یکی از مهم‌ترین گام‌های این‌فرایند، بازدید  میدانی  از مؤسسه است.در این‌مرحله گروه ناظر طبق برنامۀ قبلی از مؤسسه بازدید نموده و براساس  کاربرگ گزارش‌نامۀ نظارتی اطلاعات لازم را دریافت و با مستندات تطبیق می‌کند.

   هدف اصلی این‌گام،  مطالعۀ میدانی، گفت‌وگو با مدیران مؤسسه، اعضای هیئت علمی، کارکنان و دانشجویان مؤسسه و مشاهدۀ امکانات، تجهیزات، ابنیه، اسناد و مستندات مؤسسه است.

یادآوری: یکی از رفتارهای مهم و ضروری گروه ناظر، القای نظری و عملی این‌نکته است که هدف بازدید نه «مچ‌گیری» که «دست‌گیری» از مؤسسه و بهبود و ارتقای فعالیت­های مؤسسه با ارائۀ راهکارهای مناسب است. و البته این‌موضوع به مفهوم  نادیده‌گرفتن مقررات و تخلفات احتمالی نیست.

   گام­های این‌مرحله نیز به‌شرح زیر است:

1. تشکیل جلسه با هیئت رئیسۀ مؤسسه و تشریح هدف از بازدید، ارائۀ برنامۀ بازدید و شنیدن گزارش هیئت رئیسه؛
2. بررسی مستندات مورد نیاز بر اساس مطالعۀ قبلی (مستندات آموزشی، پژوهشی، مالی، اداری و ...)؛
3. بازدید میدانی از فضای کالبدی و امکانات مؤسسه؛
4. مصاحبه با ذی‌نفعان مؤسسه (اعضای هیئت علمی، پژوهشگران، فنّاوران، کارکنان و دانشجویان)؛
5. برگزاری جلسه پایانی.

6. تنظیم گزارش نظارتی و میدانی

     پس از بازدید میدانی، گروه ناظر با توجه به اطلاعات و مستندات جمع‌آوری‌شده، مشاهدات و مصاحبه‌های صورت‌گرفته، گزارش جامعی را دربارۀ مؤسسه، براساس کاربرگ‌های ابلاغی تدوین می‌کند. گزارش باید دارای ویژگی‌هایی به‌شرح‌زیر باشد:

1. ساده، قابل‌فهم و قابل‌دفاع باشد؛
2. در زمان مقرر و در قالب کاربرگ مشخص‌شده تهیه شود؛
3. نقاط قوّت و ضعف در مؤسسه به‌دقت و به‌ترتیب اهمیت نوشته شده و دارای پیشنهادهایی قانونی برای رفع نقاط ضعف باشد؛
4. در مواردی که تخلفی از مقررات گزارش می‌شود، باید متقن و مستند باشد.

7. بررسی و تکمیل گزارش

   پس از ارائۀ گزارشِ گروه ناظر، دبیر هیئت نظارت باید آن را بررسی و برای طرح در جلسۀ هیئت نظارت آماده کند. در این‌مرحله، از ظرفیت کارگروه‌های تخصصی نظارت و ارزیابی برای آماده‌سازی گزارش استفاده می‌شود.

8. طرح گزارش در جلسۀ هیئت نظارت استان

   دبیر هیئت، گزارش تدوین‌شده(شامل اطلاعات گزارش‌نامه و تحلیل‌های گروه ناظر ) را در جلسۀ هیئت نظارت طرح می‌کند. در این‌جلسه باید تلاش شود نتایج گزارش به‌درستی و دقت تبیین شده و تصویری شفاف و دقیق از وضعیت مؤسسه برای اعضا ارائه شود. درپایان جلسه، اعضا ضمن بررسی گزارش، جمع‌بندی مورد نظر خود را از مجموع گزارش اعلام می‌کنند.

9. ارسال نتایج گزارش به مؤسسه

   پس از طرح گزارش در جلسۀ هیئت نظارت استان، رئیس هیئت، جمع‌بندی نظر جلسه، پرسش‌ها و ابهام‌های احتمالی مطرح‌شده در جلسه را به مؤسسه ارسال می‌کند و خواهان توضیح و پاسخ مؤسسه می‌شود.

10. بررسی و پاسخ به هیئت نظارت

   مؤسسه پس از دریافت گزارش هیئت، نظر خود را دربارۀ گزارش به هیئت نظارت به دبیرخانه  اعلام می‌کند.

11. جمع‌بندی و ارسال گزارش به مرکز نظارت

   پاسخ دریافتی از مؤسسه به‌همراه گزارش تأییدشده در جلسۀ هیئت نظارت، جمع‌بندی و حاصل آن در قالب پرونده‌های الکترونیکی (word و  pdf)، از طریق سامانۀ خودکارسازی اداری (erp) و نیز سامانۀ آموزش عالی (ساعا- hes) به مرکز نظارت ارسال می‌شود.

12. بررسی و تنظیم خلاصۀ  گزارش در گروه سازمانی مربوط

   گروه مرتبط در مرکز، گزارش دریافتی را از نظر کامل‌بودن مفاد گزارش و مستندات، بررسی و خلاصه‌ای از آن را برای طرح در کارگروه تخصصی آماده می‌کنند.

13.  دریافت اطلاعات تکمیلی از هیئت نظارت(در صورت نیاز)

   در هنگام بررسی گزارش در گروه مرتبط در مرکز، در صورت نیاز به اطلاعات تکمیلی و مستندات، از هیئت نظارت یا مؤسسه دریافت می‌شود.

14.  بررسی و تصمیم‌سازی در کارگروه تخصصی

   با توجه به لزوم هماهنگی و یک‌دستی بین نتایج گزارش‌های نظارتی دریافتی از استان‌های مختلف، خلاصۀ گزارش مؤسسه در کارگروه تخصصی مرتبط مطرح و پس از بحث و تبادل نظر اعضای کارگروه، جمع‌بندی و تصمیم‌سازی می‌شود. مبنای تصمیم‌های اخذشده در کارگروه نیز بر اساس موارد زیر است:

1. 1. پیشنهادهای هیئت نظارت استان؛
   2. نظر و پاسخ مؤسسه؛
   3. مستندات دریافتی؛
   4. قانون و مقررات مرتبط.

تصمیم‌های کارگروه در دو سطح اتخاذ می‌شود:

1. «سطح مؤسسه‌ای» که شامل اعلام موارد اصلاحی و تعیین مهلت زمانی برای اصلاح و پیشنهادهایی برای بهبود کیفیت مؤسسه خواهد بود.
2. «سطح ستادی» که شامل مواردی است که نیازمند تصمیم‌گیری در مراجع ذی‌ربط ستادی (مانند: دفتر گسترش آموزش‌عالی، کمیسیون مادّۀ 9، مرکز هیئت‌های امنا، دفتر آموزش‌عالی غیردولتی و ...) است.

15. ارائۀ بازخورد به مؤسسه و درج در سوابق مؤسسه و پیگیری اصلاحات مورد نیاز

   رئیس مرکز، تصمیم‌های کارگروه را (در صورت عدم نیاز به ارجاع به مراجع ذی‌ربط ستادی)، به مؤسسه و رونوشتی از آن را به هیئت نظارت استانی ابلاغ می‌کند. مؤسسه ملزم است اقدامات مورد نیاز را انجام و در مهلت مقرر، گزارش اقدامات را به هیئت نظارت ارسال کند. 

   با توجه به این‌که هدف نهایی از نظارت و ارزیابی، بهبود و ارتقای کیفیت فعالیت‌های مؤسسه است، لذا هیئت نظارت، ضمن درج نتایج نهایی رسیدگی به گزارش نظارتی در سوابق مؤسسه برای بهره‌برداری در گزارش‌های بعدی، مؤسسه را تا انجام اصلاحات و ارتقای کیفیت مؤسسه همراهی می‌کند. 

16. ارسال تصمیم‌های مرکز به مراجع ذی‌ربط

   در صورت تشخیص مرکز، نتایج گزارش نظارتی به مراجع ذی‌ربط ستادی ارسال می‌شود.

17. دریافت نتایج از مراجع ذی‌ربط و اعلام به هیئت نظارت استان

   گروه سازمانی، نتایج تصمیم‌های مراجع ذی‌ربط ستادی را پیگیری و پس از دریافت، برای هیئت نظارت ارسال می‌کند.

18. نظارت بر حُسن اجرای آرا و مصوبه‌های ستاد

   هیئت نظارت پس از دریافت نتایج تصمیم‌های مراجع ستادی، بر حُسن اجرای آرا و مصوبه‌های ستاد، نظارت و نتایج آن را به مرکز نظارت ارسال می‌کند.

با توجه به نمودار فوق، مراحل نظارت و مجری هر مرحله به شرح جدول 1 است.

جدول1.  فرایند تدوین گزارش از مؤسسه‌های آموزش عالی غیردولتی-غیرانتفاعی و نحوۀ رسیدگی به گزارش‌های نظارتی

ردیف	عنوان مرحله	اقدام		مجری	زمان اجرا	نحوه اجرا
1	تدوین اولیۀ گزارش‌نامه	1	ارسال گزارش‌نامه(گزارش‌نامۀ نظارت بر مؤسسه‌های آموزش عالی غیردولتی- غیرانتفاعی)،  برای مؤسسه	دبیرخانۀ هیئت	حداقل دو هفته قبل از بازدید	ارسال از طریق نامه اداری
		2	تکمیل و تأیید گزارش‌نامه و ارسال آن به همراه مستندات	مؤسسه	حداقل یک هفته قبل از بازدید	از طریق نامه اداری
		3	بررسی اولیۀ گزارش‌نامه	دبیرخانۀ هیئت	حداقل سه روز قبل از بازدید	برگزاری جلسه مشترک اعضای گروه ناظر
		4	تعیین گروه ناظر و ارائۀ اطلاعات و سوابق مؤسسه به گروه ناظر	دبیر هیئت	حداقل یک هفته قبل از بازدید	ابلاغ از طریق نامه اداری به اعضای گروه ناظر
		5	بازدید از مؤسسه	گروه ناظر
2	تنظیم گزارش	1	تنظیم گزارش نظارتی و میدانی	گروه ناظر	در حین بازدید و حداکثر یک هفته پس از بازدید	در زمان بازدید ضرورت دارد گروه ناظر کاربرگ های مربوطه را تکمیل، امضا و به دبیر هیئت تحویل دهد.
		2	بررسی و تکمیل گزارش در کارگروه تخصصی	دبیر هیئت و کارگروه تخصصی	حداکثر یک هفته پس از بازدید	برگزاری یک جلسه مشترک به ریاست دبیر هیئت، و اعضای گروه ناظر، کارگروه تخصصی و مسؤولان مؤسسه
	بررسی و  تأیید گزارش	1	طرح گزارش در جلسه هیئت نظارت	دبیر هیئت	حداکثر 25روز پس از بازدید	برگزاری جلسه با حضور اعضای هیئت
		2	ارسال نتایج گزارش به مؤسسه	رییس هیئت	یک هفته پس از اعلام نتیجۀ هیئت استانی	از طریق سامانۀ خودکارسازی
		3	بررسی و پاسخ به هیئت نظارت استان	رییس مؤسسه	یک هفته پس از ابلاغ نامه
		4	جمع بندی و ارسال گزارش به مرکز نظارت	دبیر هیئت	حداکثر دو هفته پس از جلسه هیئت استانی	ارسال نظر هیئت استانی با امضای رییس هیئت
4	رسیدگی به گزارش	1	بررسی و تنظیم خلاصۀ  گزارش	گروه سازمانی مرتبط در مرکز نظارت	یک‌ماه از زمان دریافت گزارش هیئت استانی
		2	در صورت نیاز به اطلاعات تکمیلی، بررسی و پاسخ به مرکز نظارت	دبیرخانۀ هیئت نظارت استان
		3	بررسی و تصمیم سازی	کارگروه تخصصی مرکز نظارت
		4	در صورت عدم نیاز به ارجاع به مراجع ذی‌ربط ستادی 1. ارائۀ بازخورد هیئت نظارت برای درج در سوابق مؤسسه و پیگیری اصلاحات مورد نیاز 2. ارائۀ بازخورد به مؤسسه برای انجام اقدامات اصلاحی و گزارش به هیئت نظارت استانی	رییس مرکز نظارت
		5	ارسال تصمیم‌های مرکز به مراجع  ذی ربط (در صورت تشخیص کارگروه تخصصی)
5	نظارت بر اجرای نتایج گزارش	1	دریافت نتایج از مراجع ذی‌ربط و اعلام به هیئت نظارت	گروه سازمانی مرتبط در مرکز نظارت	دوهفته پس از دریافت نتیجه در مراجع تصمیم گیرنده
		2	‌نظارت بر حسن اجرای آرا و مصوبه‌های ستاد	هیئت نظارت	حداکثر چهار ماه پس از ابلاغ مصوبه